Betri samgöngur gerðu rammasamning við Vegagerðina árið 2021 þar sem Vegagerðinni var fyrir hönd fyrirtækisins falin umsjón með undirbúningi og framkvæmd verkefna Samgöngusáttmálans. Samningurinn var byggður á lögum um fyrirtækið og samþykktum þess. Í samningnum er kveðið á um að Betri samgöngur fari með yfirumsjón og eigendaeftirlit með uppbyggingu verkefna sáttmálans gagnvart Vegagerðinni, en að Vegagerðin annist undirbúning og verklegar framkvæmdir.
Einnig er kveðið á um að fara skuli eftir sömu áföngum við uppbygginguna og gert er í lögum um skipan opinberra framkvæmda nr. 84/2001. Þar er kveðið á um að verkefnaundirbúningi skuli skipt í frumathugun, áætlanagerð, verklega framkvæmd og skilamat. Í verkefnum sáttmálans hefur þetta verið útfært þannig að verkefni hafa gengið í gegnum frumdrög, forhönnun, verkhönnun, framkvæmd og skilamat.
• Á grunni 9. greinar samningsins hafa síðan verið gerðir samningar um einstök áfangastig verkefna þar sem tekið á eftirfarandi þáttum:
- Lýsingu á verkefni (umfang, áætlanagerð og nákvæmni).
- Samsetningu og staðsetningu verkefnastofu eða verkefnateymis.
- Áætlaðri framvindu verkefnis og tíðni á uppfærslu verkáætlana.
- Heildarfjárheimild til verkefnis (væntigildi og vikmörk).
- Útboðsheimild eftir því sem við á.
- Upplýsingum um tengiliði sem annast samskipti og hafa heimild til að skuldbinda vegna verkefnisins.
Í samningum um einstök verkefni hefur verið kveðið á um viðmiðunarflokka kostnaðaráætlana, fyrirkomulag verkefnisstjórnunar.
Borgarlínan
Verkefnastjórnsýsla verkefnastofu Borgarlínunnar (e. Project Management Office) er lýst í stefnuskjali verkefnastofunnar (e. Project Execution Plan). Til viðbótar stefnuskjali eru yfir tuttugu skráðar verklagsreglur og leiðbeiningar sem taka á ýmsum þáttum verkefnastjórnunar. Áhættuskrár eru gerðar sem fara í reglulega rýni og uppfærslu eftir því sem verkefnavinnunni vindur fram. Lauslega áætlað eru hátt í þrjúhundruð áhættuþættir og tækifæri skráð í áhættuskrár nú. Reglulegar kannanir eru gerðar meðal starfsmanna verkefnastofunnar um líðan í starfi þar sem streita og álag er einn af lykil áhættuþáttum allra flókinna verkefna.
Stofnvegir og hjólastígar
Vegagerðin er með vottað gæðastjórnunarkerfi byggt á ISO 9001:2015 og er verkefnastjórnsýsla þeirra hluti af vottuðu gæðakerfi.
Betri samgöngur
Betri samgöngur er með skjalfest verklag þannig að öll verkefni þurfa samþykki stjórnar áður en verkefni færast á milli hönnunarstiga og í framkvæmd. Einnig er skjalfest verklag um stýringu og samþykkt breytinga á umfangi og kostnaði vegna verkefna.
Skýrslur og upplýsingar
- Sæbrautarstokkur: Matsáætlun fyrir mat á umhverfisáhrifum lýsir verkefninu.
- Gatnamót Bústaðavegar og Reykjanesbrautar: Matsáætlun fyrir mat á umhverfisáhrifum lýsir verkefninu.
- Borgarlínan
- Gefnar hafa verið út þónokkrar skýrslur.
- Frumdrög fyrstu lotu Borgarlínunnar lýsa því sem unnið er að.
- Tillaga að matsáætlun lýsir viðfangsefninu.
- Auk formlegra skýrslna hafa verið gefnar út fjöldi frétta þar sem gerð er frekari grein fyrir einstökum atriðum við undirbúninginn.
- Arnarnesvegur er kominn í framkvæmd og um hana má fræðast á upplýsingavef Vegagerðarinnar.
- Önnur verkefni eru styttra á veg komin og ekki búið að gefa út formlegar skýrslur. Þeim er þó lýst í greinargerð með uppfærðum sáttmála.
Betri samgöngur hafa frá upphafi lagt áherslu á umsjón og undirbúning áætlana í samræmi við alþjóðlega viðurkennda aðferðafræði byggðri á bestu þekkingu (e. best practice) og innleitt áhættugreiningu kostnaðar við frágang og framsetningu kostnaðar í lok hvers hönnunarstigs allra stærri verkefna. Þetta er nýlunda í verkefnum opinberra aðila. Í október 2022, tæpum tveimur árum eftir að Betri samgöngur innleiddu þetta verklag, kynntu Samtök iðnaðarins, Félag ráðgjafaverkfræðinga, Mannvirki félag verktaka og Framkvæmdasýsla nýja sýn á samræmda aðferð við gerð kostnaðaráætlana fyrir byggingar og almennar framkvæmdir sem finna má hér.
Þessi nýja sýn er sú sama og viðhöfð hefur verið í verkefnum sáttmálans eins og kemur fram í greinargerðinni. Aðferðafræðina má kynna sér á kostnaður.is, í greinargerðinni og á vef AACE (International Association for the Advancement of Cost Engineering), sem á rætur sínar að rekja allt aftur til ársins 1956.
Þessu til viðbótar hefur verið innleitt verklag í lok hvers hönnunarstigs þar sem farið er í gegnum byggingarhæfi verkefnisins. Þetta er ákveðið form áhættugreiningar þar sem markmiðið er að bera kennsl á þá þætti sem helst skapa áhættu (e. risk) við verklegar framkvæmdir. Aðferðin tekur á áhættu almennings sem á leið um og framhjá framkvæmdasvæðinu, framkvæmdaaðferð og framkvæmdaröð, helstu áhættuþáttum í framkvæmd sem geta orsakað aukinn kostnað og tíma og öryggi þeirra sem að framkvæmdinni vinna.
Markmiðið með þessari greiningu er að bera kennsl á viðkomandi atriði þannig að á næsta hönnunarstigi sé hægt að taka tillit til þeirra og gera viðeigandi ráðstafanir til að eyða eða lágmarka áhættunni. Þessi greining leiðir líka of í ljós ný tækifæri sem annars hefðu ekki verið með við áframhaldandi undirbúning. Þetta verklag er eðli málsins samkvæmt eitt form áhættugreiningar.
Samhliða uppfærslu samgöngusáttmálans voru gerður tillögur um umbætur í stjórnskipulagi hans og sérstaklega er gerð grein fyrir þeim í greinagerðinni.